2-1：仕入れ・在庫・発注のタイミングが一人のベテラン社員の頭の中にしかない怖さ

「あの人がいなくなったら、うちの発注はどうなるんだろう」

そう考えて、ふと不安になったことはありませんか。長年特定のベテラン社員に仕入れや発注を任せてきた会社ほど、この不安は現実味を帯びています。日々の業務が滞りなく回っているからこそ、余計にその不安を口に出しづらいものです。

「あの人に聞けば分かる」が抱える危険

多くの老舗卸売業では、仕入れ先ごとの相場感や発注のタイミングを、特定の社員一人が管理しています。「分からないことがあれば、あの人に聞けばいい」という状態です。長年その体制で問題なく回ってきたからこそ、誰もそれをリスクだと感じていません。年に一度の棚卸しでも、この点が話題に上ることはほとんどありません。

一見、これは効率的に見えます。しかし実際には、会社にとって非常に危うい状態です。その社員が体調を崩したり、急に休んだりした瞬間、業務全体が止まってしまうからです。しかも、その事実に気づくのは、たいてい何かトラブルが起きた後です。

実際に起きた「業務停止」のケース

ある地方の卸売会社では、仕入れ担当のベテラン社員が突然の入院で長期離脱しました。入院自体は誰にも予測できないことでしたが、そのしわ寄せは会社全体に及びました。すると、どの取引先にいつ発注すればいいのか、誰も正確に把握していないことが発覚しました。

結果として、在庫が切れる商品と過剰に余る商品が同時に発生し、取引先への納品遅れが相次ぐ事態になりました。長年築いてきた取引先との信頼関係が、この一件で大きく揺らぐことになったのです。

社長は当時をこう振り返っています。「彼がいなくても回ると思い込んでいた自分が甘かった」。この経験から、社長は仕入れ・発注業務の可視化に着手することになりました。取引先への謝罪と信頼回復には、その後半年近くを要したといいます。

なぜ、この怖さに気づきにくいのか

属人化のリスクは、平常時にはまったく見えません。むしろ、ベテラン社員が優秀であればあるほど、業務は円滑に回っているように見えます。この状況こそが、多くの社長を油断させる原因になっています。日々忙しい経営の中で、この種のリスクは常に後回しにされがちです。

• 発注ミスが少なく、取引先からの信頼も厚い
• 誰かに引き継ぐ必要性を、日常業務の中では感じにくい
• 「今のところ問題ないから」と、後回しにされがちである
• 社長自身も、細かい業務内容までは把握できていない
• 本人も「自分がいないと困る」という状況に、無意識に安心感を覚えている

しかし、この見えないリスクこそが、会社にとって最も危険なものです。何も起きていない平常時にこそ、対策を打っておく必要があります。台風が来てから慌てて防災対策に着手するのでは遅すぎるのと、理屈は同じです。

気づいた今が、動き出す最適なタイミング

もしあなたが今この記事を読んで、心当たりのあるベテラン社員の顔が思い浮かんだとしたら、それは会社にとって重要なサインです。放置すればするほど、後から手を打つのは難しくなっていきます。今日という日が、これまでで一番動き出しやすいタイミングです。

大切なのは、その社員本人を責めることでもなく、慌てて全てを変えようとすることでもありません。まずは「その人の頭の中にある知識を、少しずつマニュアル化することで、社員共有の財産として残していく」という、地道な一歩から始めることです。

急いで全てを一度に洗い出そうとせず、少しずつで構いません。一つの取引先分だけでも整理できれば、それは確実な前進です。

次の記事では、こうした属人化がFAXや電話といった旧来の連絡手段とどう結びついているのか、より具体的に見ていきます。実は、この二つの問題は根っこの部分でつながっています。